Referent:in Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement Vollzeit

Deine Aufgaben

• Professionelle Betreuung und Servicierung der Mitglieder

• Bearbeitung und Koordination von Mitgliederanfragen per Telefon, E-Mail und Ticketsystem

• Verwaltung und laufende Pflege von Mitgliedsdaten im CRM-System

• Versand von Informationen, Materialien und Drucksorten

• Administrative Betreuung und Aktualisierung von Webinhalten

• Unterstützung und Koordination der Zusammenarbeit mit Landesverbänden und fachlichen Netzwerken

• Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen sowie externen Partner*innen

• Administrative Unterstützung bei der Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und buchhalterischen Prozessen

• Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen

• Administration von An- und Abmeldungen sowie Teilnehmer*innenmanagement

• Terminmanagement und organisatorische Veranstaltungsplanung

• Erstellung und Verwaltung von Werkverträgen für Referent*innen

• Vorbereitung und Betreuung von Sponsoringvereinbarungen

• Organisation von Veranstaltungsunterlagen, Teilnehmerkommunikation und Raumlogistik

• Operative Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen

• Koordination eingehender Anfragen und Korrespondenz

• Organisation und Weiterentwicklung administrativer Abläufe

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen

• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen

• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und organisatorischen Aufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, betriebswirtschaftliche oder vergleichbare Ausbildung

• Mindestens 3 bis 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in Mitgliederservice, Kund*innenservice, Veranstaltungsmanagement, Verbandsmanagement oder Office Management

• Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen und Projekten

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)

• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen und digitalen Verwaltungstools

• Erfahrung mit Buchhaltungssystemen (z. B. BMD) von Vorteil

• Entsprechende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Englischkenntnisse

• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung

• Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit

• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten

• Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative

• Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern

• Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion

• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Das bietet die Position

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum

• Mitarbeit in einer etablierten und zukunftsorientierten Organisation

• Wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld

• Möglichkeit, Mitglieder aktiv zu begleiten und Veranstaltungen erfolgreich umzusetzen

• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse

• Attraktiver Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Vollzeit, 40 Stunden pro Woche

• Arbeitsort: Lange Gasse 30, 1080 Wien

• Arbeitsbeginn: ab sofort

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt liegt zwischen EUR 2.800 und EUR 3.100 auf Vollzeitbasis (40 Stunden/Woche). Das Mindestentgelt beträgt 2.800,00 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung, mit Bereitschaft zur Überzahlung. Die tatsächliche Einstufung erfolgt abhängig von Qualifikation, Berufserfahrung und fachlicher Expertise.