Mitarbeiter:in Office Management & Projektassistenz - Event & Marketing (m/w/d) Teilzeit/Vollzeit

Deine Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für das Team, Gäste und Geschäftspartner

• Eigenständige Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Bestellungen und administrativer Abläufe

• Koordination von Infrastruktur, Facility Management und externen Dienstleistern

• Unterstützung bei Fuhrpark, Versicherungen, Instandhaltung und Behördenagenden

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung inklusive Termin- und Reisemanagement

• Mitarbeit bei Ausschreibungen, Angeboten, Präsentationen und Zertifizierungen

• Administrative Begleitung von Event- und Marketingprojekten (von Recherchen und Bestellungen bis zur gelegentlichen Vor-Ort-Unterstützung)

• Belegorganisation, Rechnungsprüfung und Vorbereitung für die Buchhaltung

• Zuordnung von Rechnungen zu Projekten und Kostenstellen sowie strukturierte Dokumentenablage

• Übernahme der Funktion als Sicherheitsvertrauensperson nach entsprechender Schulung inklusive AUVA-Dokumentation

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder vergleichbaren administrativen Funktionen (idealerweise mindestens fünf Jahre)

• Fundierte Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen

• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie Hands-on-Mentalität

• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit

• Führerschein der Klasse B

• Von Vorteil: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Geschäftsführungsassistenz oder im Agentur- und Eventumfeld

Das bietet die Position

• Vielseitige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum in einem kreativen Umfeld

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und echtes Miteinander

• Team-Aktivitäten wie gemeinsame Frühstücke, Kochsessions und Events

• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung

• Hundefreundliches Büro

• Bürozeiten: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 16:00 Uhr, Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Beschäftigungsausmaß: 30 bis 38,5 Wochenstunden (Teilzeit oder Vollzeit nach Vereinbarung)

• Arbeitsbeginn: ab sofort

• Arbeitsort: 1010 Wien (Innere Stadt)

Gehalt

Für diese Position wird ein Bruttomonatsgehalt ab € 2.600,- auf Vollzeitbasis (38,5 Wochenstunden) geboten. Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Berufserfahrung; eine entsprechende Überzahlung ist möglich.