Office Manager:in mit Empfangsverantwortung Vollzeit

Deine Aufgaben

• Professioneller und herzlicher Empfang von Gästen, Kund:innen und Partner:innen

• Betreuung der Telefonzentrale und Steuerung der Besucherverwaltung über ein digitales Zugangssystem

• Koordination der Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten

• Steuerung und Koordination des Dokumentenflusses zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable

• Fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung vertragsrelevanter Dokumente

• Prüfung eingehender Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung

• Unterstützung bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)

• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe

• Koordination interner und externer Meetings inklusive Raumbuchung, Technik und Einladungsmanagement

• Unterstützung bei der Kalenderkoordination

• Buchung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und Erstellung von Reisekostenabrechnungen

• Organisation von Firmenevents, Catering und Bewirtungen

• Unterstützung bei der Dokumentation CO₂-relevanter Reisedaten

• Administrative Unterstützung der Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management

• Koordination von Bestellungen, Reparaturen und technischen Services

• Unterstützung im Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen

• Pflege und Koordination der Office-Begrünung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Matura

• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

• Professionelles und freundliches Auftreten

• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

• Von Vorteil: Erfahrung mit digitalen Besucher:innen- oder Dokumentenmanagementsystemen

• Von Vorteil: Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung

• Von Vorteil: Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Das bietet die Position

• Modernes Büro im Herzen von Wien mit guter öffentlicher Anbindung

• Fixe Arbeitszeiten mit Möglichkeit zur internen Abstimmung bei persönlichen Bedürfnissen

• Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte

• Essensgutscheine in Höhe von 8 Euro pro Arbeitstag

• Regelmäßige Teamevents

• Gratis Parkplatz am Office-Standort

• Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Vollzeit, 40 Stunden pro Woche

• Arbeitsort: 1220 Wien

• Arbeitsbeginn: ab sofort

Gehalt

Das Mindestentgelt beträgt 3.000,00 Euro brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.