Rezeptionist:in & Operations Assistant Teilzeit (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Öffnung der Rezeption um 08:00 Uhr, Empfang internationaler Gäste sowie Betreuung von Telefon- und E-Mail-Anfragen

• Sicherstellung eines gepflegten Empfangsbereichs

• Übergabe an die Nachmittagsrezeption zwischen 12:00 und 13:00 Uhr inklusive Abstimmung zu Terminen, Post und Gästeankünften

• Bearbeitung von ein- und ausgehender Post, Paketen und eingeschriebenen Sendungen

• Erfassung eingehender Rechnungen sowie Unterstützung bei einfachen Rechnungsaufgaben

• Bestellung von Büromaterial, Getränken und sonstigen Verbrauchsgütern (z. B. über Merkur Direct, Office Direct)

• Koordination von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen in Zusammenarbeit mit internen Abteilungen

• Abstimmung von lokalen und Flughafentransporten für Führungskräfte und Gäste mit den zuständigen internen Ansprechpersonen

• Unterstützung bei der Koordination von Ausrüstungstransporten innerhalb Europas, inklusive erster telefonischer und schriftlicher Zollanfragen

Dein Profil

• Ausgeprägtes Zeitmanagement, um pünktlich um 08:00 Uhr einsatzbereit zu sein

• Erfahrung im Front-Desk- oder administrativen Bereich

• Sicherer Umgang mit Microsoft-Anwendungen (Outlook-Kalender, Word, Excel)

• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, mündlich und schriftlich, im Umgang mit internationalen Partnern und lokalen Lieferanten

• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Abteilungen

Arbeitszeit & Arbeitsort

• 20 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag von 08:00 bis 13:00 Uhr

• Arbeitsort: Wien, Österreich

Gehalt

Startgehalt ab € 1.500 brutto pro Monat auf Basis von 20 Wochenstunden, ausbezahlt 14-mal jährlich gemäß österreichischem Arbeitsrecht. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung verhandelbar.