Rezeptionist:in (Teilzeit, Vormittag)

Deine Aufgaben

• Öffnung der Rezeption pünktlich um 08:00 Uhr, Empfang internationaler Gäste sowie Betreuung von Telefon- und E-Mail-Anfragen

• Übergabe an die Nachmittagsrezeption zwischen 12:00 und 13:00 Uhr inkl. Abstimmung zu Terminen, Post und Gästeankünften

• Bearbeitung von ein- und ausgehender Post sowie Paketsendungen und Einschreiben

• Erfassung eingehender Rechnungen, Unterstützung bei einfachen Rechnungsaufgaben sowie Bestellung von Büromaterial, Getränken und Verbrauchsmaterial (z. B. über Merkur direct, office direct)

• Koordination von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen in Zusammenarbeit mit internen Abteilungen

• Mitwirkung bei der Organisation von lokalen Fahrten und Flughafentransporten für Führungskräfte und Gäste

• Unterstützung bei der Koordination von Ausrüstungstransporten innerhalb Europas, einschließlich erster telefonischer und schriftlicher Zollanfragen

Dein Profil

• Ausgeprägtes Zeitmanagement und Zuverlässigkeit zur Sicherstellung der Einsatzbereitschaft ab 08:00 Uhr

• Erfahrung im Front-Desk- oder administrativen Bereich

• Sicherer Umgang mit Microsoft-Anwendungen (Outlook-Kalender, Word, Excel)

• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, mündlich und schriftlich, im Umgang mit internationalen Ansprechpartner:innen und lokalen Lieferanten

• Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit spezialisierten internen Einheiten bei Catering und internationaler Logistik

Arbeitszeit & Arbeitsort

• 20 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, 08:00–13:00 Uhr

• Arbeitsort: Wien, Österreich

Gehalt

Startgehalt ab 1.500 € brutto pro Monat auf Basis von 20 Wochenstunden, 14 Mal jährlich ausbezahlt gemäß österreichischen arbeitsrechtlichen Standards. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung verhandelbar.